ثبت مشتری و تأمین‌کننده
برای ثبت یک نفر فقط نامش لازم است. بقیهٔ فیلدها اختیاری‌اند و هر وقت خواستی اضافه می‌شوند. اگر از قبل با کسی حساب داشته‌ای، همان اول ماندهٔ اولیه را وارد کن تا صورت‌حسابش از نقطهٔ درست شروع شود.
ثبت یک نفر تازه#
- فرم را باز کن. در تب «مشتری‌ها» دکمهٔ «مشتری جدید» بالای صفحه را بزن.
- نوعش را بگو. «مشتری»، «تأمین‌کننده» یا «هردو».
- نام را بنویس. تنها فیلد اجباری همین است. اگر خالی بگذاری پیام «نامش را بنویس.» می‌گیری.
- موبایل را وارد کن. اختیاری است، ولی برای پیامک فاکتور، رسید و یادآوری بدهی لازم می‌شود.
- ذخیره کن. دکمهٔ «ذخیره» را بزن؛ پیام «ثبت شد.» می‌آید و مستقیم به پروفایل همان شخص می‌روی.
اگر نامی مشابه از قبل ثبت شده باشد، هشدار نرمی می‌بینی: «قبلاً … را ثبت کرده‌ای. اگر همان است بازش کن، وگرنه با همین نام ادامه بده.» این هشدار جلوی ذخیره را نمی‌گیرد — دو نفر می‌توانند هم‌نام باشند.
اطلاعات بیشتر#
بخش جمع‌شوندهٔ «اطلاعات بیشتر» را فقط وقتی باز کن که واقعاً لازم داری. داخلش این‌ها هست:
| فیلد | کِی به کار می‌آید |
|---|---|
| «شخص حقوقی» و «نام حقوقی» | وقتی طرف‌حسابت شرکت است و روی فاکتور باید نام رسمی بیاید. |
| «تلفن دوم» | شمارهٔ ثابت مغازه یا دفتر. |
| «نشانی»، «شهر»، «کد پستی» | ارسال بار و درج روی فاکتور. |
| «کد ملی / شناسهٔ ملی»، «کد اقتصادی»، «شمارهٔ ثبت» | فاکتور رسمی. |
| «مهلت نسیه (روز)» | سررسید پیش‌فرض فاکتورهای نسیهٔ این شخص. خالی بگذاری، از تنظیمات کسب‌وکار برداشته می‌شود. |
| «برچسب‌ها» | دسته‌بندی دلخواه خودت — مثلاً «عمده» یا «بازار». با «،» از هم جدایشان کن. |
| «یادداشت» | هرچه لازم است یادت بماند. |
ماندهٔ اولیه: حسابی که از قبل داشتی#
گزینهٔ پیش‌فرض این بخش «حسابمان صاف است (چیزی از قبل نمانده)» است — اگر حساب قبلی‌ای در کار نیست، لازم نیست به این بخش دست بزنی و هیچ ماندهٔ اولیه‌ای هم ثبت نمی‌شود. ولی اگر پیش از آمدن به ژُمار با این شخص حساب باز داشته‌ای، یکی از این دو گزینه را بزن:
- «از قبل به من بدهی دارد (طلب دارم)» — پولی که باید از او بگیری.
- «من از قبل به او بدهی دارم» — پولی که باید به او بدهی.
با انتخاب هرکدام، فیلد «مبلغ» ظاهر می‌شود. مبلغ را که بنویسی، به‌عنوان اولین ردیف صورت‌حسابش ثبت می‌شود و از همان لحظه در ماندهٔ او دیده می‌شود.
اصلاح ماندهٔ اولیه#
اگر بعداً بفهمی رقم ماندهٔ اولیه اشتباه بوده، لازم نیست دریافت یا بدهی الکی ثبت کنی — آن کار پول واقعی جابه‌جا می‌کند و صورت‌حساب را شلوغ‌تر. راه درست، اصلاح خود همان رقم است:
- پروفایل طرف‌حساب را باز کن و از منوی ⋮ «ویرایش» را بزن.
- بخش «ماندهٔ اولیه» را پیدا کن. پایین فرم ویرایش است و فقط برای مالک و مدیر دیده می‌شود.
- رقم درستِ روز اول را بنویس و جهتش را مشخص کن (از تو طلب دارد یا تو از او).
- ذخیره کن. ژُمار تفاوت را حساب می‌کند و همان تفاوت را روی ماندهٔ اولیه می‌نشاند.
این بخش فقط برای مالک و مدیر باز است و فقط وقتی به کار می‌آید که عدد روز اول اشتباه بوده. هیچ پول واقعی‌ای با آن جابه‌جا نمی‌شود. اگر مانده به‌خاطر فاکتور یا رسیدی نمی‌خواند، این راهش نیست — دنبال همان ثبت بگرد و از راه خودش درستش کن.
اگر همان عدد فعلی را دوباره بنویسی، پیام «ماندهٔ اولیه همان مقدار فعلی است» می‌آید و چیزی ثبت نمی‌شود.
ثبت سریع وسط کار#
وقتی داری فاکتور می‌زنی یا رسید ثبت می‌کنی و اسم طرف‌حساب هنوز در فهرست نیست، لازم نیست فرم را رها کنی. در انتخاب‌گر طرف‌حساب گزینهٔ ساخت مشتری تازه هست: یک شیت کوچک با نام و موبایل باز می‌شود، همان‌جا ثبت می‌شود و به فرمِ نیمه‌کاره برمی‌گردی. بقیهٔ اطلاعاتش را بعداً از پروفایلش کامل کن.
ویرایش#
در پروفایل هر طرف‌حساب، از منوی ⋮ گزینهٔ «ویرایش» را بزن. همان فرم باز می‌شود. بعد از ذخیره پیام «ذخیره شد.» می‌گیری. بخش «ماندهٔ اولیه» در این فرم هم هست، ولی فقط برای مالک و مدیر و فقط برای اصلاح رقم روز اول — بالاتر توضیحش آمده.
کنار گذاشتن یک طرف‌حساب#
- منوی ⋮ را باز کن. در پروفایل شخص، بالای صفحه.
- «کنار بگذار» را بزن. این گزینه فقط برای مالک و مدیر فعال است.
- تأیید کن. پیام تأیید می‌گوید که اگر فاکتور یا رسیدی داشته باشد، این کار انجام نمی‌شود.
«مشتری متفرقه» یک رکورد سیستمی برای فروش بدون طرف‌حساب است. ویرایش و کنار گذاشتن ندارد و پیام «این رکورد ویرایش نمی‌شود.» را می‌بینی.
حالا که طرف‌حسابت ثبت شد، در پروفایل و صورت‌حساب ببین چطور حسابش را دنبال کنی.