ثبت مشتری و تأمینکننده
برای ثبت یک نفر فقط نامش لازم است. بقیهٔ فیلدها اختیاریاند و هر وقت خواستی اضافه میشوند. اگر از قبل با کسی حساب داشتهای، همان اول ماندهٔ اولیه را وارد کن تا صورتحسابش از نقطهٔ درست شروع شود.
ثبت یک نفر تازه#
- فرم را باز کن. در تب «مشتریها» دکمهٔ «مشتری جدید» بالای صفحه را بزن.
- نوعش را بگو. «مشتری»، «تأمینکننده» یا «هردو».
- نام را بنویس. تنها فیلد اجباری همین است. اگر خالی بگذاری پیام «نامش را بنویس.» میگیری.
- موبایل را وارد کن. اختیاری است، ولی برای پیامک فاکتور، رسید و یادآوری بدهی لازم میشود.
- ذخیره کن. دکمهٔ «ذخیره» را بزن؛ پیام «ثبت شد.» میآید و مستقیم به پروفایل همان شخص میروی.
اگر نامی مشابه از قبل ثبت شده باشد، هشدار نرمی میبینی: «قبلاً … را ثبت کردهای. اگر همان است بازش کن، وگرنه با همین نام ادامه بده.» این هشدار جلوی ذخیره را نمیگیرد — دو نفر میتوانند همنام باشند.
اطلاعات بیشتر#
بخش جمعشوندهٔ «اطلاعات بیشتر» را فقط وقتی باز کن که واقعاً لازم داری. داخلش اینها هست:
| فیلد | کِی به کار میآید |
|---|---|
| «شخص حقوقی» و «نام حقوقی» | وقتی طرفحسابت شرکت است و روی فاکتور باید نام رسمی بیاید. |
| «تلفن دوم» | شمارهٔ ثابت مغازه یا دفتر. |
| «نشانی»، «شهر»، «کد پستی» | ارسال بار و درج روی فاکتور. |
| «کد ملی / شناسهٔ ملی»، «کد اقتصادی»، «شمارهٔ ثبت» | فاکتور رسمی. |
| «مهلت نسیه (روز)» | سررسید پیشفرض فاکتورهای نسیهٔ این شخص. خالی بگذاری، از تنظیمات کسبوکار برداشته میشود. |
| «برچسبها» | دستهبندی دلخواه خودت — مثلاً «عمده» یا «بازار». با «،» از هم جدایشان کن. |
| «یادداشت» | هرچه لازم است یادت بماند. |
ماندهٔ اولیه: حسابی که از قبل داشتی#
اگر پیش از آمدن به ژُمار با این شخص حساب باز داشتهای، مبلغش را در بخش «ماندهٔ اولیه» بنویس و یکی از دو گزینه را بزن:
- «از قبل به من بدهی دارد (طلب دارم)» — پولی که باید از او بگیری.
- «من از قبل به او بدهی دارم» — پولی که باید به او بدهی.
این مبلغ بهعنوان اولین ردیف صورتحسابش ثبت میشود و از همان لحظه در ماندهٔ او دیده میشود.
ماندهٔ اولیه فقط هنگام ساخت پرسیده میشود و در ویرایش دیده نمیشود. اگر بعداً بفهمی رقمش اشتباه بوده، با یک دریافت یا یک ثبت بدهی درستش کن؛ عوضکردن رقم اولیه فقط یک ردیف دوم میسازد، نه تصحیح.
ثبت سریع وسط کار#
وقتی داری فاکتور میزنی یا رسید ثبت میکنی و اسم طرفحساب هنوز در فهرست نیست، لازم نیست فرم را رها کنی. در انتخابگر طرفحساب گزینهٔ ساخت مشتری تازه هست: یک شیت کوچک با نام و موبایل باز میشود، همانجا ثبت میشود و به فرمِ نیمهکاره برمیگردی. بقیهٔ اطلاعاتش را بعداً از پروفایلش کامل کن.
ویرایش#
در پروفایل هر طرفحساب، از منوی ⋮ گزینهٔ «ویرایش» را بزن. همان فرم باز میشود، فقط بدون بخش ماندهٔ اولیه. بعد از ذخیره پیام «ذخیره شد.» میگیری.
کنار گذاشتن یک طرفحساب#
- منوی ⋮ را باز کن. در پروفایل شخص، بالای صفحه.
- «کنار بگذار» را بزن. این گزینه فقط برای مالک و مدیر فعال است.
- تأیید کن. پیام تأیید میگوید که اگر فاکتور یا رسیدی داشته باشد، این کار انجام نمیشود.
«مشتری متفرقه» یک رکورد سیستمی برای فروش بدون طرفحساب است. ویرایش و کنار گذاشتن ندارد و پیام «این رکورد ویرایش نمیشود.» را میبینی.
حالا که طرفحسابت ثبت شد، در پروفایل و صورتحساب ببین چطور حسابش را دنبال کنی.