فاکتور دورهای
اگر هر ماه برای یک مشتری همان فاکتور تکراری را مینویسی — اجارهٔ واحد، شارژ ماهانه، حق اشتراک — یک بار اینجا تعریفش کن. از آن به بعد هر ماه صبح روز سررسید، ژُمار خودش میسازدش.
این خودش فاکتور نیست؛ یک دستور ایستادهٔ صدور است. فاکتورها را ژُمار هر روز صبح ساعت ۸:۴۵ میسازد و تو اینجا فقط تعریف و مدیریتشان میکنی.
پیشنیاز و دسترسی#
این بخش ماژول جدا ندارد و برای همه روشن است، ولی ساخت و تغییرش فقط کار مالک یا مدیر است. فروشنده و حسابدار فهرست را میبینند و نمیتوانند دستوری بسازند یا متوقف کنند.
فهرست فاکتورهای دورهای هنوز کاشی مستقلی در صفحهٔ «بیشتر» ندارد. روی نسخهٔ وب، آن را از نشانی /recurring باز کن.
ساخت یک دستور تازه#
- مشتری را انتخاب کن. مشتری بعد از ساخت عوض نمیشود؛ مشتری تازه یعنی دستور تازه.
- عنوان بنویس. یک اسم کوتاه که خودت بشناسی: «اجارهٔ واحد ۳»، «شارژ ماهانه».
- روز صدور را بگذار. عددی بین ۱ تا ۳۱ به تاریخ شمسی. اگر ماهی آن روز را نداشت، آخرین روز همان ماه صادر میشود.
- اولین دوره و آخرین دوره را انتخاب کن. «اولین دوره» نمیتواند از ماه جاری عقبتر باشد. «آخرین دوره» را خالی بگذاری یعنی تا وقتی خودت پایانش بدهی ادامه دارد — و اگر بگذاری، همان ماه هم صادر میشود.
- تصمیم بگیر هر ماه چه بسازد. دو حالت دارد؛ در جدول پایین توضیح داده شده. این هم بعد از ساخت عوض نمیشود.
- سطرها را بنویس. هر سطر یا «شرح آزاد» است یا یک «کالا یا خدمت». تعداد، قیمت واحد و در صورت نیاز تخفیف را بگذار.
- «ثبت فاکتور دورهای» را بزن.
| هر ماه چه بسازد | یعنی چه |
|---|---|
| پیشنویس بساز | هر ماه یک پیشنویس بیشماره ساخته میشود و خودت نگاهش میکنی و صادرش میکنی. مناسب وقتی مبلغ ممکن است عوض شود. |
| فاکتور صادر کن | هر ماه فاکتور با شماره صادر میشود و مبلغش روی طلبت مینشیند. مناسب مبلغ ثابت. |
روز ۳۱ یعنی «آخرین روز ماه»، نه «سیویکم». در مهر میشود ۳۰ مهر و در اسفندِ غیرکبیسه ۲۹ اسفند — پس هیچ ماهی از قلم نمیافتد.
کالای سریالدار در فاکتور دورهای نمیآید؛ یک دستگاه یکتا را نمیشود هر ماه دوباره فروخت. تخفیف هم فقط مبلغی است، نه درصدی.
صفحهٔ یک دستور#
در این صفحه میبینی: مشتری، زمانبندی («ماهانه، روز ۵»)، اولین و آخرین دوره، آخرین دورهای که تولید شده، حالت صدور، سطرها با جمعشان، و فهرست فاکتورهای ساختهشده.
جمع سطرها در این صفحه نمایشی است. ارزش افزوده و رند لحظهٔ ساختِ هر فاکتور حساب میشوند، پس عدد فاکتور میتواند کمی فرق کند.
توقف، ادامه و پایان#
پایین صفحهٔ دستور، بسته به وضعیتش دکمهها را میبینی:
| دکمه | چه میکند |
|---|---|
| توقف موقت | صدور میایستد. دستور میماند و هر وقت خواستی ادامهاش میدهی. |
| ادامه بده | صدور از سر گرفته میشود. |
| پایان بده | دستور بسته میشود. برگشت ندارد. |
ادامهدادن، ماههای توقف را جبران نمیکند. وقتی دوباره فعالش میکنی، ژُمار میگوید کدام دورهها صادر نمیشوند و صدور از دورهٔ بعد ادامه مییابد. اگر آن ماهها را میخواهی، فاکتورشان را دستی بساز.
«پایان بده» برگشتپذیر نیست. برای ادامهٔ صدور باید دستور تازه بسازی. فاکتورهایی که تا حالا ساخته شدهاند دستنخورده میمانند.
ویرایش#
از آیکون ویرایش بالای صفحهٔ دستور. فقط چهار چیز عوض میشود: عنوان، روز صدور، آخرین دوره و سطرها. مشتری، حالت صدور و اولین دوره قفلاند و فقط نشان داده میشوند.
هنگام ویرایش، سطرها جایگزین میشوند، نه اضافه. یعنی هرچه در فرم میبینی همان چیزی است که ذخیره میشود.
دستور پایانیافته اصلاً ویرایش نمیشود؛ دستور متوقف ویرایش میشود — راه خوبی است برای اینکه پیش از ادامهدادن، مبلغها را بهروز کنی.
تاریخچهٔ فاکتورها#
کارت «فاکتورهای ساختهشده» فاکتورهای دورهای همان مشتری را نشان میدهد و آنهایی که از همین دستور آمدهاند نشان «همین دستور» میگیرند. با لمس هر ردیف به خود فاکتور میروی.
خطاهای رایج#
| چه میبینی | چه کار کنی |
|---|---|
| «اولین دوره نمیتواند از ماه جاری عقبتر باشد.» | از ماه جاری یا بعدش انتخاب کن. برای ماههای گذشته، فاکتور را دستی بساز. |
| «آخرین دوره نمیتواند قبل از اولین دوره باشد.» | یا آخرین دوره را جلوتر ببر، یا خالی بگذار تا بیپایان بماند. |
| «شرح این سطر را بنویس یا کالا انتخاب کن.» | هر سطر یکی از این دو را میخواهد، نه هر دو و نه هیچکدام. |
| «تخفیف از مبلغ سطر بیشتر است.» | تخفیف را کم کن یا قیمت واحد را درست کن. |
| «اجازهٔ ساخت نداری.» | ساخت و تغییر فاکتور دورهای کار مالک یا مدیر است؛ از آنها بخواه. |