چک‌ها
چک‌های دریافتی و پرداختی‌ات را این‌جا نگه می‌داری تا هیچ سررسیدی از دستت نرود و هر بار که چکی وصول یا برگشت می‌خورد، طلب و بدهی طرف‌حسابت خودکار درست شود.
آموزش مرتبط: چک مشتری از دریافت تا وصول — یک مثال کامل، از گرفتن چک تا نشستن پولش در حساب.
چه کسی به چک‌ها دسترسی دارد#
کاشی «چک‌ها» در تب «بیشتر» فقط وقتی دیده می‌شود که ماژول چک در تنظیمات کسب‌وکارت روشن باشد، و فقط برای مالک، مدیر و حسابدار. تب «پرداختی» یک قدم بسته‌تر است: ثبت چک پرداختی فقط از مالک و مدیر برمی‌آید.
ثبت چک تازه#
از فهرست چک‌ها دکمهٔ «چک جدید» را بزن، یا از دکمهٔ ثبت سریع گزینهٔ «چک» را انتخاب کن.
- جهت چک را انتخاب کن. «دریافتی» یعنی چکی که مشتری به تو داده، «پرداختی» یعنی چکی که خودت به تأمین‌کننده داده‌ای.
- شناسهٔ صیاد را بنویس (اختیاری). همان ۱۶ رقمی که روی برگهٔ چک چاپ شده، مثل 1234 5678 9012 3456. اگر ننویسی مشکلی نیست، ولی اگر نوشتی باید دقیقاً ۱۶ رقم باشد.
- شمارهٔ چک و بانک را پر کن. هر دو لازم‌اند. بانک را از فهرست انتخاب کن؛ اگر بانکت آن‌جا نبود گزینهٔ «بانک دیگر — خودم می‌نویسم» را بزن و نامش را تایپ کن. فیلد «شعبه» اختیاری است.
- مبلغ و سررسید را بگذار. برای سررسید یا تاریخ را از تقویم انتخاب کن، یا از چیپ‌های آماده «امروز» و «… روز بعد» استفاده کن (این عدد همان مهلت نسیهٔ پیش‌فرض کسب‌وکارت است).
- طرف‌حساب را وصل کن. برای چک دریافتی «صادرکننده (مشتری)» و برای پرداختی «گیرنده (تأمین‌کننده)». اگر خالی بماند، چک به هیچ صورت‌حسابی وصل نمی‌شود.
- برای چک پرداختی، دسته‌چک را مشخص کن. فیلد «از کدام دسته‌چک؟» همان حساب بانکی‌ای است که چک از دسته‌چکش صادر شده.
- «ثبت چک» را بزن.
چکی که بدون طرف‌حساب ثبت کرده‌ای بعداً هم می‌تواند صاحب پیدا کند: همین‌که به رسید یا فاکتورِ یک طرف‌حساب وصلش کنی، خودش همان طرف‌حساب را می‌گیرد و حسابش از همان لحظه روی صورت‌حساب او می‌نشیند. ولی از آن به بعد، طرف‌حساب چک را از ویرایش نمی‌توانی عوض کنی.
پایین فرم یک خط می‌بینی که می‌گوید بعد از ثبت چه اتفاقی می‌افتد: چک دریافتی با وضعیت «نزد ما» ثبت می‌شود و از طلبت کم می‌شود؛ چک پرداختی با وضعیت «صادرشده» ثبت می‌شود و از بدهی‌ات کم می‌شود.
اگر وسط ثبت اینترنتت قطع شد و دوباره «ثبت چک» زدی، چک دوم ساخته نمی‌شود؛ همان چک اول برمی‌گردد.
دو محافظ دیگر هم روی این فرم هست: اگر شمارهٔ چک با همان بانک (یا شناسهٔ صیاد) قبلاً ثبت شده باشد، زیر فیلد شماره می‌خوانی «چکی با این شماره قبلاً ثبت شده است» و ثبت انجام نمی‌شود. و اگر در ۱۵ دقیقهٔ گذشته چکی با همان مبلغ و همان طرف‌حساب زده باشی، نوار «شبیه چک چند دقیقه پیش است؛ مطمئنی تکراری نیست؟» می‌آید — این یکی فقط هشدار است و جلوی ثبت را نمی‌گیرد.
وضعیت‌های چک#
| وضعیت | یعنی چه |
|---|---|
| نزد ما | چک دریافتی را گرفته‌ای و هنوز به بانک نداده‌ای. |
| به بانک سپرده شده | چک را برای وصول به بانک واگذار کرده‌ای. |
| وصول‌شده | پول به حسابت نشسته. اگر اشتباهی این را زده باشی، با «وصول اشتباه بود» برمی‌گردد. |
| برگشت‌خورده | چک پاس نشده و مبلغش دوباره طلب (یا بدهی) شده. |
| خرج‌شده | چک دریافتی را به یک تأمین‌کننده داده‌ای. |
| برگشت داده شده | چک را از بانک یا تأمین‌کننده پس گرفته‌ای، یا به صادرکننده‌اش عودت داده‌ای. |
| صادرشده | چک پرداختی را نوشته‌ای و هنوز پاس نشده. |
| باطل‌شده | چک از دور خارج شده. تنها وضعیت پایانی است؛ از این‌جا هیچ راهی به جلو نیست. |
تغییر وضعیت چک#
چک را از فهرست باز کن. زیر کارت مبلغ، فقط دکمه‌هایی را می‌بینی که از وضعیت فعلی این چک واقعاً ممکن‌اند — پس هیچ‌وقت دکمه‌ای نمی‌زنی که خطا بدهد.
- دکمهٔ کار موردنظر را بزن. مثلاً «وصول شد» یا «برگشت خورد».
- اثر مالی را بخوان. بالای شیتی که باز می‌شود یک جمله نوشته که دقیقاً می‌گوید چه می‌شود؛ مثل «۵٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان به بانک ملت اضافه می‌شود و چک از «به بانک سپرده شده» خارج می‌شود.»
- فیلدهای لازم را پر کن. برای واگذاری و وصول باید «به کدام حساب؟» را انتخاب کنی و برای خرج‌کردن، «به کدام تأمین‌کننده؟». تاریخ روی امروز است و می‌توانی عوضش کنی؛ یادداشت اختیاری است.
- دکمهٔ تأیید را بزن. پیام «وضعیت چک به‌روز شد.» را می‌بینی و کار در «تاریخچهٔ وضعیت» همان چک ثبت می‌شود.
چک دریافتی — همهٔ راه‌ها#
| از این وضعیت | این دکمه‌ها را داری | می‌رود به |
|---|---|---|
| نزد ما | «واگذار به بانک» · «وصول شد» · «برگشت خورد» · «خرج کردم به تأمین‌کننده» · «ابطال چک» | به بانک سپرده شده · وصول‌شده · برگشت‌خورده · خرج‌شده · باطل‌شده |
| به بانک سپرده شده | «وصول شد» · «برگشت خورد» · «پس‌گرفتن از بانک» · «ابطال چک» | وصول‌شده · برگشت‌خورده · برگشت داده شده · باطل‌شده |
| برگشت‌خورده | «دوباره در جریان بگذار» · «وصول شد» · «عودت به صادرکننده» · «ابطال چک» | نزد ما · وصول‌شده · برگشت داده شده · باطل‌شده |
| خرج‌شده | «برگشت خورد» · «عودت به صادرکننده» | برگشت‌خورده · برگشت داده شده |
| برگشت داده شده | «دوباره در جریان بگذار» · «ابطال چک» | نزد ما · باطل‌شده |
| وصول‌شده | فقط «وصول اشتباه بود» | همان وضعیتی که پیش از وصول داشت |
| باطل‌شده | هیچ دکمه‌ای | — |
چک پرداختی — همهٔ راه‌ها#
| از این وضعیت | این دکمه‌ها را داری | می‌رود به |
|---|---|---|
| صادرشده | «پاس شد» · «برگشت خورد» · «ابطال چک» | وصول‌شده · برگشت‌خورده · باطل‌شده |
| برگشت‌خورده | «پاس شد» · «ابطال چک» | وصول‌شده · باطل‌شده |
| وصول‌شده | فقط «وصول اشتباه بود» | همان وضعیتی که پیش از وصول داشت |
| باطل‌شده | هیچ دکمه‌ای | — |
واگذاری به بانک به‌تنهایی چیزی به موجودی‌ات اضافه نمی‌کند. تا وقتی «وصول شد» را نزده‌ای، پول در صندوق یا حسابت نشسته حساب نمی‌شود.
وصول اشتباه بود#
روی چک وصول‌شده فقط یک دکمه می‌ماند: «وصول اشتباه بود». برای وقتی است که «وصول شد» را زده‌ای ولی پول هنوز به حساب ننشسته — چک را با یکی دیگر اشتباه گرفته‌ای یا زودتر از بانک علامتش زده‌ای.
- صفحهٔ چک را باز کن و «وصول اشتباه بود» را بزن.
- جملهٔ اثر را بخوان. مثلاً «۵٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان از بانک ملت برمی‌گردد و چک دوباره «به بانک سپرده شده» می‌شود.»
- تأیید کن. چک به همان وضعیتی برمی‌گردد که پیش از وصول داشت — مقصد را خود ژُمار از تاریخچهٔ همان چک برمی‌دارد، تو انتخابش نمی‌کنی.
پول از حساب برمی‌گردد و در گردش آن حساب ردیف «برگشت از وصول چک …» می‌نشیند. اگر این چک روی یک قسط بوده، آن قسط هم از «پرداخت‌شده» برمی‌گردد و رسیدی که ژُمار خودش برای تسویه‌اش ساخته بود باطل می‌شود.
«وصول اشتباه بود» فقط برای مالک و مدیر است؛ فروشنده این دکمه را روی چک وصول‌شده اصلاً نمی‌بیند. برگرداندن یک وصول، تصمیم اصلاح است نه ثبت یک واقعیت بانکی.
ابطال چک#
چکی که اصلاً نباید ثبت می‌شد — شماره‌اش را غلط زده‌ای، مال مشتری دیگری بوده، یا چک اصلاً به تو داده نشد — باطل می‌شود. باطل‌شده وضعیت پایانی است و از آن برنمی‌گردی، پس قبل از زدنش مطمئن شو.
- صفحهٔ چک را باز کن و «ابطال چک» را بزن.
- هشدارها را بخوان. شیت می‌گوید مبلغ از تعهدها یا از طلبت برداشته می‌شود، و اگر رسید یا قسطی به این چک بند باشد همان‌جا خبرت می‌کند.
- تأیید کن.
ابطال چک تنها به خود چک محدود نمی‌ماند:
- اگر رسیدی پشت این چک بوده، آن رسید هم باطل می‌شود و فاکتوری که با آن تسویه شده بود دوباره پرداخت‌نشده می‌شود. لازم نیست جدا سراغ رسید بروی.
- اگر چک روی یک قسط بوده، ردیف آن قسط آزاد می‌شود و دوباره دکمهٔ «ثبت چک» می‌گیرد تا چک درست را برایش بزنی.
ابطال چکی که رسید یا برنامهٔ اقساط پشتش هست فقط از مالک و مدیر برمی‌آید. چک دست‌نخوردهٔ «نزد ما» که هیچ رسیدی ندارد را فروشنده هم می‌تواند باطل کند.
رسیدی که با روش «چک» ثبت شده، از صفحهٔ خودش باطل نمی‌شود؛ پیام «این رسید از این مسیر باطل نمی‌شود» با دکمهٔ «رفتن به چک» می‌آید. یک نقطهٔ ورود بیشتر نیست: صفحهٔ همان چک.
چک برگشتی و رسیدش#
«برگشت خورد» هم مثل ابطال روی رسید اثر می‌گذارد: رسیدی که با این چک ساخته شده باطل می‌شود و فاکتورش دوباره باز می‌شود — چون پولی در کار نبوده. اگر بعداً همان چک «وصول شد» بخورد، ژُمار خودش همان فاکتورها را دوباره تسویه می‌کند و لازم نیست رسید تازه‌ای بزنی.
همین اتفاق وقتی چک برگشتی دوباره به «نزد ما» برمی‌گردد هم می‌افتد — چه با «دوباره در جریان بگذار» و چه از راه «عودت»: تسویهٔ قبلی خودکار باز می‌شود و فاکتوری که با این چک تسویه شده بود دوباره تسویه‌شده نشان داده می‌شود. این حالت تا وقتی می‌ماند که چک یا وصول شود یا دوباره برگشت بخورد.
ثبت «برگشت خورد» روی چک دریافتی برای فروشنده هم باز می‌ماند — برگشت‌خوردن چک یک واقعیت بانکی است، نه تصمیم اصلاح. رسید وابسته‌اش هم خودکار باطل می‌شود، بدون اینکه لازم باشد مالک یا مدیر کاری بکند. این تنها استثنای قاعده است: «ابطال چک» روی چکی که رسید یا قسط پشتش هست، و «وصول اشتباه بود»، هر دو فقط از مالک و مدیر برمی‌آیند.
پیدا کردن چک و پیگیری سررسید#
فهرست خودش سه دسته می‌شود: «سررسید گذشته» (قرمز)، «سررسید این هفته» و «بعداً». کارت بالای فهرست می‌گوید چقدر «در جریان وصول» داری، چند چک این هفته سررسید می‌شود، و اگر چک عقب‌افتاده داشته باشی هشدارش را همان‌جا می‌بینی. با چیپ‌های وضعیت هم فهرست را باریک کن.
استعلام وضعیت صیادی#
پایین صفحهٔ هر چک یادآوری کوچکی هست: وضعیت صیادی چک را با پیامک به سامانهٔ 701701 استعلام کن. این استعلام داخل ژُمار انجام نمی‌شود و اپ به سامانهٔ صیاد وصل نیست.
خطاهای رایج#
- «شناسهٔ صیاد ۱۶ رقم است.» — یا همهٔ ۱۶ رقم را بنویس یا فیلد را خالی بگذار.
- «تغییر وضعیت چک از این حالت ممکن نیست» — یعنی وضعیت چک بین باز کردن صفحه و زدن دکمه عوض شده (مثلاً همکارت زودتر ثبتش کرده). صفحه را تازه کن تا دکمه‌های درست را ببینی.
- دکمه‌ای برای این چک نیست — چک باطل‌شده است و هیچ تغییری نمی‌پذیرد. روی چک وصول‌شده فقط «وصول اشتباه بود» می‌ماند.
- «چکی با این شماره قبلاً ثبت شده است» — همین شمارهٔ چک با همین بانک، یا همین شناسهٔ صیاد، در کسب‌وکارت هست. پیام زیر فیلد شماره می‌آید؛ شماره را دوباره از روی برگه بخوان یا همان چک قبلی را باز کن.
- عکس چک نمی‌شود گذاشت — فعلاً پیوست تصویر برای چک ساخته نشده.
صفحه‌های مرتبط#
- صندوق و حساب‌های بانکی — همان حساب‌هایی که چک‌ها به آن‌ها واگذار و وصول می‌شوند.
- دریافت و پرداخت — وقتی روش دریافت را «چک» بگذاری، چک از همان‌جا هم ثبت می‌شود.