رسیدها

هر دریافت و پرداختی که ثبت می‌کنی یک رسید می‌شود. صفحهٔ «دریافت‌ها و پرداخت‌ها» همهٔ آن‌ها را یکجا نشان می‌دهد؛ صفحهٔ هر رسید هم می‌گوید پول از کجا آمده و روی کدام فاکتور نشسته.

فهرست دریافت‌ها و پرداخت‌ها#

سه ابزار برای باریک‌کردن فهرست داری:

1. جهت. تب‌های «همه»، «دریافت» و «پرداخت».
2. بازهٔ زمانی. چیپ‌های «امروز»، «دیروز»، «این هفته»، «این ماه»، «ماه گذشته» و «دلخواه». با «دلخواه» دو کادر «از» و «تا» باز می‌شود؛ «تا» را خالی بگذاری یعنی تا امروز.
3. یک طرف‌حساب. اگر از پروفایل کسی وارد شده باشی، نواری بالای فهرست می‌گوید «فقط رسیدهای … را می‌بینی» و با «نمایش همه» برداشته می‌شود.

رنگ مبلغ خودش خبر می‌دهد: دریافت‌ها سبزند و پرداخت‌ها قرمز. پایین فهرست هم شمارش می‌بینی، مثلاً «۲۵ از ۱۲۰ رسید»، و با دکمهٔ «بیشتر» ادامه‌اش را می‌گیری.

رسیدهای باطل‌شده پیش‌فرض در فهرست نمی‌آیند تا جلوی چشمت را نگیرند. اگر خواستی ببینی‌شان، چیپ «باطل‌شده‌ها» را بزن؛ ردیفشان خط‌خورده می‌آید با نشان «باطل‌شده».

دسکتاپموبایل

اگر چیزی پیدا نشد، پیام «رسیدی با این فیلترها نیست» با دکمهٔ «نمایش همه» می‌آید. اگر هنوز هیچ رسیدی نداری، پیام «هنوز رسیدی ثبت نکردی» با میان‌بر «ثبت دریافت» نشان داده می‌شود.

صفحهٔ یک رسید#

بالای صفحه مبلغ بزرگ با عنوان «دریافت شد» یا «پرداخت شد» و تاریخ آن می‌آید. زیرش این‌ها را می‌بینی:

دسکتاپموبایل

تخصیص و باقی‌مانده#

کارت «تخصیص» فهرست فاکتورهایی است که این پول رویشان نشسته، با سهم هرکدام. اگر همهٔ مبلغ خرج نشده باشد، جعبه‌ای زرد با عنوان «پیش‌دریافت» (یا «پیش‌پرداخت») و رقم باقی‌مانده می‌بینی.

1. «تخصیص به فاکتور» را بزن. این دکمه فقط وقتی فعال است که همان طرف‌حساب فاکتور باز داشته باشد.
2. سهم هر فاکتور را بنویس. در شیتی که باز می‌شود، برای هر فاکتور مبلغ بگذار.
3. تأیید کن. پیام «تخصیص ثبت شد.» می‌آید و کارت تخصیص به‌روز می‌شود.

اگر رسید به هیچ فاکتوری نخورده باشد، می‌نویسد «به هیچ فاکتوری تخصیص نیافته است.» — یعنی کل مبلغ هنوز پیش‌دریافت است.

فرستادن و چاپ رسید#

بالای صفحهٔ رسید یک دکمه و یک منو هست:

• دکمهٔ «اشتراک رسید» ← «پیامک به طرف‌حساب» رسید را برای موبایل او می‌فرستد، و «گرفتن لینک رسید» لینکی می‌سازد که خودت هرجا خواستی بفرستی.
• منوی ⋮ ← شیت «گزینه‌ها» باز می‌شود. «برگهٔ چاپی» نسخهٔ قابل چاپ رسید را باز می‌کند، و برای مالک و مدیر «ابطال رسید» هم همین‌جاست.

ابطال رسید#

رسیدی که اشتباه ثبت شده پاک نمی‌شود؛ باطل می‌شود. با ابطال، مبلغ از حساب برمی‌گردد و بدهی طرف‌حساب دوباره باز می‌شود — انگار آن پول را نگرفته‌ای. شمارهٔ رسید باطل‌شده هم سر جایش می‌ماند تا رد کار گم نشود.

1. صفحهٔ همان رسید را باز کن. از فهرست دریافت‌ها و پرداخت‌ها، از گردش حساب (از جمله از شیت ریز تراکنش‌های کارتخوان)، از صورت‌حساب طرف‌حساب، یا از فهرست پرداخت‌های یک فاکتور.
2. دکمهٔ «ابطال این رسید» یا منوی ⋮ را بزن. در پایین صفحهٔ رسید، دکمهٔ صریح «ابطال این رسید» برای مالک و مدیر قرار دارد تا مستقیماً شیت ابطال باز شود. همچنین از منوی ⋮ بالای صفحه و شیت «گزینه‌ها» نیز می‌توانی «ابطال رسید» را انتخاب کنی.
3. دلیل را بزن. یکی از چیپ‌های «مبلغ اشتباه»، «تکراری»، «طرف‌حساب اشتباه»، «حساب/روش اشتباه»، «تاریخ اشتباه» یا «دلیل دیگر». تا دلیل را نزده‌ای، دکمهٔ پایین خاموش می‌ماند.
4. اگر خواستی یادداشت بگذار. کادر «یادداشت (اختیاری)» تا ۳۰۰ نویسه جا دارد — مثلاً «به‌جای ۱۷۶ هزار، ۱۸۶ هزار زده بودم».
5. «باطل کن» را بزن. پیام «رسید باطل شد.» می‌آید.

دسکتاپموبایل

بالای همین شیت دو هشدار ممکن است ببینی:

• «برای این رسید پیامک رفته؛ پیامک پس گرفته نمی‌شود و سهمیه برنمی‌گردد.» — پیامکی که رفته رفته است. اگر رسید تازه ثبت کنی، آن یکی طبق تنظیم پیامک خودش دوباره فرستاده می‌شود.
• «فاکتور(های) … دوباره پرداخت‌نشده می‌شوند.» — این پول روی فاکتوری نشسته بوده؛ با ابطال، آن فاکتور دوباره باز می‌شود.

ثبت دوبارهٔ درست#

درست بعد از ابطال، کنار پیام تأیید دکمهٔ «ثبت دوبارهٔ درست» می‌آید. بزنی‌اش، فرم دریافت (یا پرداخت) با همان اطلاعات رسید باطل‌شده باز می‌شود و بالای فرم می‌نویسد «ثبت دوبارهٔ رسید ۱۴۰۵-۰۰۰۰۴۵ (باطل‌شده)». همان فیلدی که اشتباه بوده خالی و آمادهٔ نوشتن است:

رسید تازه شمارهٔ بعدی را می‌گیرد و به رسید باطل‌شده لینک می‌شود، پس همیشه معلوم است کدام جای کدام آمده.

رسید باطل‌شده چه شکلی است#

صفحه‌اش باز می‌شود، فقط با ظاهر تازه: نشان «باطل‌شده» کنار عنوان، مبلغِ خط‌خورده و کم‌رنگ، و نواری که می‌گوید «این رسید باطل شده (دلیل: …)». اگر رسید تازه‌ای جایش ثبت شده باشد، همان نوار لینک «به‌جای آن رسید … ثبت شد» را دارد؛ روی خود رسید تازه هم می‌خوانی «به‌جای رسید … ثبت شده». دکمه‌های اشتراک، برگهٔ چاپی و تخصیص روی رسید باطل خاموش‌اند.

دسکتاپموبایل

لینک عمومی رسید هم باز می‌ماند و هرگز به صفحهٔ «پیدا نشد» نمی‌خورد — مشتری پیامکش را دارد. به‌جای مبلغ، نوار «این رسید باطل شده است» را می‌بیند و اگر رسید جایگزینی هست، لینکش را. گرفتن PDF از رسید باطل انجام نمی‌شود.

ردیف «تسویهٔ خودکار چک»#

در فهرست پرداخت‌های یک فاکتور — و همین‌طور در فهرست دریافت‌ها و پرداخت‌ها و در صورت‌حساب طرف‌حساب — گاهی ردیفی با عنوان «تسویهٔ خودکار چک» می‌بینی که خودت ثبتش نکرده‌ای. این را ژُمار می‌سازد: وقتی چکی برگشت خورده و بعد دوباره وصول شده، همین ردیف فاکتور را دوباره تسویه می‌کند. برای همین شمارهٔ رسید ندارد؛ بازش که کنی، به‌جای شماره همین عنوان بالای صفحه است و زیرش شمارهٔ همان چک. از این‌جا هم دستی باطل نمی‌شود — اگر چیزی در آن اشتباه است، سراغ خودِ همان چک برو و از صفحهٔ چک تکلیفش را روشن کن.

پیشگیری: هشدار ثبت تکراری#

شایع‌ترین دلیل ابطال، رسید تکراری است. برای همین وقتی در فرم ثبت، مبلغ و طرف‌حسابی را می‌زنی که در ۱۵ دقیقهٔ گذشته یک رسید مشابه داشته، زیر کادر مبلغ نواری می‌آید: «شبیه رسید چند دقیقه پیش است (…)؛ مطمئنی تکراری نیست؟» با لینک به همان رسید. جلوی ثبت را نمی‌گیرد، فقط یک نگاه دوباره از تو می‌خواهد.

بازپرداخت پیش‌دریافت#

گاهی پول دست تو مانده و باید پسش بدهی: فاکتور را باطل کرده‌ای یا مشتری بیشتر از مبلغ فاکتور داده. آن مازاد به‌صورت پیش‌دریافت روی حسابش می‌ماند و با دکمهٔ «بازپرداخت پیش‌دریافت» در پروفایل همان مشتری پس داده می‌شود. رسیدی که ساخته می‌شود بالای مبلغش عنوان «بازپرداخت پیش‌دریافت» دارد و مثل هر رسید دیگری قابل ابطال است. جزئیاتش در ثبت دریافت و پرداخت.

خطاهای رایج#