بستهٔ حسابدار و نمای حسابدار
تو فقط فاکتور میزنی و دریافت و هزینه ثبت میکنی؛ ژُمار پشت صحنه برای هر رویداد مالی سند دوطرفه میسازد. این صفحه دربارهٔ همان لایهٔ پنهان است — جایی که حسابدارت کار میکند. این تنها بخش راهنماست که واژههای تخصصی حسابداری دارد، چون مخاطبش حسابدار است.
بستهٔ حسابدار#
سادهترین راه رساندن اطلاعات به حسابدار: یک فایل که همهچیز در آن هست. از صفحهٔ «گزارشها» بنر بنفش «بستهٔ حسابدار» را بزن، یا از صفحهٔ سال مالی من دکمهٔ «بستهٔ حسابدار را بگیر».
آموزش مرتبط: دعوت حسابدار و بستهٔ حسابدار — همین کار، از اول تا آخر و با یک مثال.
- بازه را انتخاب کن. فهرست سالهای مالی نشان داده میشود و پیشفرض روی سال جاری است. زیرش تاریخ دقیق شروع و پایان همان سال نوشته میشود.
- قالب را انتخاب کن. «اکسل»، «PDF» یا «هر دو».
- محتوای بسته را نگاه کن. فهرست چیزهایی که داخل فایل میآید: دفتر روزنامه و گردش هر حساب، تراز آزمایشی، سود و زیان، ترازنامه، فهرست فاکتورها و برگشتیها، دریافتها و پرداختها و چکها، هزینهها به تفکیک دسته، و موجودی پایان دوره با کاردکس.
- «ساخت بسته» را بزن. زمان تقریبی ساخت روی صفحه نوشته شده. تا آماده شود صفحه را نبند.
- «دانلود بسته» را بزن. فایل مال توست.
ارسال به حسابدار#
بعد از ساخت بسته، دکمهٔ «ارسال به حسابدار» سه راه پیش پایت میگذارد:
| گزینه | کِی به دردت میخورد |
|---|---|
| «لینک را خودم بفرستم» | لینک را با هر پیامرسانی که دوست داری میفرستی. |
| «پیامک به حسابدار» | شمارهٔ حسابدار را میدهی و لینک برایش پیامک میشود. |
| «حسابدارم را دعوت کن» | بهجای فایل، دسترسی «حسابدار» میدهی تا خودش همیشه همهچیز را ببیند. |
لینک بسته کوتاهعمر است و مهلتش زیر کارت «آخرین بسته» نوشته میشود. اگر مهلت گذشت، بستهٔ تازه بساز.
اگر قالب PDF را انتخاب کنی ممکن است پیام «PDF فعلاً ساخته نمیشود؛ فایل اکسل را گرفتی.» ببینی. محتوای فایل کامل است، فقط قالبش اکسل است.
نمای حسابدار — پنج دفتر#
از تب «بیشتر» کاشی «نمای حسابدار»، یا ته صفحهٔ گزارشها بخش «دفترهای حسابداری». بالای صفحه یک نوار هست: «این بخش برای حسابدار است. برای کار روزمره به خانه برگرد.» — یعنی اگر صاحب مغازهای، لازم نیست اینجا وقت بگذاری.
هر پنج دفتر فقطخواندنی هستند. سندی اینجا ثبت یا اصلاح نمیشود؛ اسناد خودکار از فاکتور، دریافت، پرداخت، هزینه و چک ساخته میشوند.
| دفتر | چه چیزی نشان میدهد |
|---|---|
| دفتر روزنامه | همهٔ اسناد به ترتیب تاریخ، با خطوط بدهکار و بستانکار. |
| دفتر کل | گردش و ماندهٔ هر حساب در بازه. |
| تراز آزمایشی | ماندهٔ اول دوره، گردش و ماندهٔ پایان هر حساب. |
| سود و زیان | درآمدها و هزینههای بازه و سود خالص. |
| ترازنامه | داراییها، بدهیها و سرمایه در یک تاریخ. |
چند رفتار که خوب است بدانی#
- بازهٔ پیشفرض دفترها سال مالی جاری است، نه ماه جاری — چون واحد کار حسابدار سال است.
- ترازنامه بازه نمیگیرد؛ تجمعی است و وضعیت «تا امروز» را نشان میدهد.
- دفتر روزنامه و دفتر کل صفحهبندی دارند؛ پایین صفحه «قبلی»/«بعدی» و شمارهٔ صفحه و تعداد ردیف نوشته شده.
- روی هر سند، شمارهٔ سند مبدأ لینک است: با یک لمس میروی سراغ همان فاکتور یا دریافتی که سند از آن ساخته شده.
- اگر تراز آزمایشی نخواند، بالای صفحه هشدار «تراز نیست» با مبلغ اختلاف میآید. در ترازنامه هم پایین صفحه مینویسد «ترازنامه تراز است.» یا خلافش.
- هر دفتر دکمهٔ خروجی خودش را دارد — خروجی گرفتن را ببین.
سال مالی و بستن سال#
کارت «سال مالی من» در گروه «هزینه و مالیات» صفحهای جداست: فروش امسال، سقف تبصرهٔ ۱۰۰، مهلت اظهارنامه، فهرست سالها و دکمهٔ «بستن سال». آنجا مخاطب مالک و مدیر است، نه حسابدار — بستن سال هم فقط از عهدهٔ همان دو نقش برمیآید. همهاش در سال مالی و بستن سال آمده.
بازهٔ پیشفرض دفترها و بستهٔ حسابدار همان سال مالی جاری است؛ اگر سالی بسته شده باشد، دیگر سندی در آن ثبت یا اصلاح نمیشود.
سوالهای مرتبط#
- حسابدارم میگوید سند فلان فاکتور اشتباه است. سند دستی اصلاح نمیشود؛ خودِ فاکتور را اصلاح کن، سندش هم درست میشود.
- فرق «سود و زیان ساده» با «سود و زیان» اینجا چیست؟ اولی برای توست و از فروش و بهای کالا ساخته میشود؛ دومی دفتری است و از حسابهای درآمد و هزینه.
- حسابدارم میخواهد خودش وارد شود. از «ارسال به حسابدار» گزینهٔ «حسابدارم را دعوت کن» را بزن تا با نقش «حسابدار» دسترسی بگیرد.