از پذیرش تا تحویل

یک دستگاه از لحظه‌ای که روی پیشخوان می‌گذاری تا وقتی مشتری می‌بردش، چهار ایستگاه دارد: پذیرش، بررسی، قطعه و اجرت، تحویل. این صفحه هر چهار تا را قدم‌به‌قدم می‌گوید.

گام ۱ — پذیرش دستگاه#

از تابلوی کار، دکمهٔ «پذیرش جدید» گوشهٔ بالای صفحه را بزن.

دسکتاپموبایل

1. مشتری را انتخاب کن. این فیلد اجباری است — دستگاه باید آخر کار به کسی پس داده شود، پس «مشتری متفرقه» این‌جا معنا ندارد. اگر مشتری تازه است، از داخل همین انتخاب‌گر بسازش.
2. دستگاه را بنویس. مثل «لپ‌تاپ ایسوس X515». همین متن روی رسید و روی صفحهٔ رهگیری مشتری می‌نشیند.
3. سریال یا IMEI (اختیاری). روی خود دستگاه نوشته شده. بعداً با همین می‌توانی دستگاه را در تابلو پیدا کنی.
4. شرح خرابی را به زبان مشتری بنویس. اجباری است. «روشن می‌شود ولی صفحه تصویر ندارد» بهتر از «مشکل نمایشگر» است — بعداً که مشتری زنگ زد، همان جمله را می‌فهمد.
5. لوازم همراه را اضافه کن. شارژر، کیف، سیم‌کارت. هر کدام را بنویس و «افزودن» را بزن. سر تحویل، همین فهرست جلوی دعوا را می‌گیرد.
6. برآورد هزینه و قرار تحویل. برآورد تخمینی است و بعد از بررسی عوض می‌شود، ولی روی رسید مشتری چاپ می‌شود. برای قرار تحویل می‌توانی چیپ‌های «۱ / ۲ / ۳ / ۷ روز کاری» را بزنی — خودش تاریخ را حساب می‌کند و زیرش می‌نویسد به مشتری چه روزی را قول داده‌ای.
7. اگر بیعانه گرفتی، سوییچش را روشن کن. مبلغ، روش («نقدی»، «کارتخوان»، «کارت‌به‌کارت» یا «حواله») و حسابی که پول را در آن می‌گذاری. این یک دریافت واقعی است و سر تحویل خودش از فاکتور کم می‌شود.
8. «ثبت پذیرش» را بزن. برگه شماره می‌گیرد، کد رهگیری می‌سازد و اگر سوییچ پیامک روشن باشد، کد و لینک پیگیری برای مشتری می‌رود.

چیزهایی که هنوز نیستند#

عکس دستگاه یا خرابی هنوز آپلود نمی‌شود و اسکن بارکد سریال با دوربین کار نمی‌کند. تا آن وقت، سریال را دستی بنویس و توضیح خرابی را کامل‌تر بنویس.

گام ۲ — چاپ رسید پذیرش#

وارد صفحهٔ برگه که شدی، از آیکون «چاپ رسید پذیرش» بالای صفحه رسید را بگیر. روی رسید نام مغازه، مشخصات دستگاه، لوازم همراه، برآورد، بیعانه، کد رهگیری درشت و متن حقوقی «مبلغ برآورد اولیه است…» چاپ می‌شود.

گام ۳ — عوض‌کردن وضعیت و خبردادن به مشتری#

در صفحهٔ برگه، دکمهٔ «وضعیت را عوض کن» یک شیت باز می‌کند که فقط گزینه‌های ممکن از وضعیت فعلی را نشان می‌دهد. مسیرها این‌طورند:

• از پذیرش شده: «شروع بررسی» یا «انصراف از تعمیر».
• از در حال بررسی: «منتظر قطعه»، «شروع تعمیر»، «قابل تعمیر نیست» یا «انصراف».
• از منتظر قطعه: «شروع تعمیر»، «قابل تعمیر نیست» یا «انصراف».
• از در حال تعمیر: «آماده تحویل»، برگشت به «منتظر قطعه»، یا «قابل تعمیر نیست».
• از آماده تحویل و قابل تعمیر نیست: «تحویل و صدور فاکتور»، یا برگشت به «در حال تعمیر».

بعضی گذارها چیزی از تو می‌خواهند — و بستگی دارد از کدام وضعیت می‌آیی. مثلاً «شروع تعمیر» از «در حال بررسی» یادداشت و برآورد می‌خواهد، ولی از «منتظر قطعه» هیچ‌چیز:

پایین همان شیت، سوییچ «پیامک به مشتری» و پیش‌نمایش متنی که می‌رود دیده می‌شود، به‌همراه تعداد پیامک و باقی‌ماندهٔ سهمیه‌ات. متن پیامک قالب ثابت دارد و قابل ویرایش نیست؛ فقط می‌توانی نفرستی.

تکلیف بیعانه هنگام انصراف#

اگر مشتری منصرف شد و بیعانه داده بود، دو راه داری:

• «پیش‌دریافت مشتری بماند» — پول نزد تو می‌ماند و در خرید بعدی‌اش خرج می‌شود.
• «پس بده» — یک پرداخت خروجی ثبت می‌شود و پول از صندوقی که انتخاب می‌کنی کم می‌شود. این گزینه فقط برای مالک و مدیر باز است.

گام ۴ — قطعه و اجرت#

در کارت «قطعات و اجرت» دو دکمه داری:

1. «قطعه از انبار». کالا را انتخاب می‌کنی، مقدار و قیمت واحد را می‌گذاری. موجودی فعلی همان‌جا نشانت داده می‌شود.
2. «اجرت». شرح آزاد می‌نویسی («اجرت تعویض گلس») و مبلغ را می‌گذاری. اجرت به انبار کاری ندارد.

هر تغییری بزنی همان لحظه ذخیره می‌شود؛ دکمهٔ «ذخیره» جدا ندارد. پایین همین کارت جمع سطرها، بیعانهٔ گرفته‌شده و «مانده هنگام تحویل» را می‌بینی.

گام ۵ — تحویل و صدور فاکتور#

وقتی برگه به «آماده تحویل» رسید، دکمهٔ سبز پایین صفحه می‌شود «تحویل و صدور فاکتور». با یک ثبت، همهٔ این‌ها با هم انجام می‌شود: فاکتور خدمات با سطرهای برگه، کسر قطعه‌ها از انبار، کم‌شدن خودکار بیعانه، ثبت دریافت، و تاریخ پایان گارانتی.

دسکتاپموبایل

1. پول را انتخاب کن. «همین حالا می‌گیرم» یا «نسیه». اگر نقد می‌گیری، روش و حساب را بزن؛ مبلغ پیش‌فرض همان ماندهٔ برگه است.
2. گارانتی تعمیر را بگذار. بدون گارانتی، ۱، ۳، ۶ یا ۱۲ ماه. پیش‌فرض ۳ ماه است و تاریخ پایانش روی برگه و در پیامک مشتری می‌نشیند.
3. اگر می‌خواهی، پیامک «تحویل شد» را روشن کن. تاریخ پایان گارانتی و لینک فاکتور برایش می‌رود.
4. دکمهٔ سبز را بزن. فاکتور صادر می‌شود و شماره‌اش را در پیام تأیید می‌بینی. از همان صفحهٔ برگه، کارت «فاکتور تحویل» تو را به خود فاکتور می‌برد.

تحویل بدون فاکتور#

اگر دستگاه «قابل تعمیر نیست» و هیچ سطری روی برگه ننوشته‌ای، همان دکمه می‌شود «تحویل بدون فاکتور»: دستگاه پس داده می‌شود، فاکتوری ساخته نمی‌شود و فقط تکلیف بیعانه را روشن می‌کنی — بماند یا پس داده شود.

خبردادن دستی به مشتری#

هر وقت خواستی، از آیکون «به مشتری خبر بده» بالای صفحهٔ برگه یک پیامک بفرست، بدون آنکه وضعیت عوض شود. اگر برگه «آماده تحویل» است، متن «آماده است» می‌رود؛ وگرنه متن «به‌روزرسانی».

خطاهای رایج#