صفحهٔ فاکتور
وقتی در فهرست روی یک فاکتور میزنی، صفحهای باز میشود که همهچیزِ آن فاکتور را یکجا دارد: چقدر بود، چقدرش را گرفتهای، چه اقلامی داشت، چه کسی و کِی رویش کار کرد. همهٔ کارهای بعدی هم از همینجا شروع میشوند.
بالای صفحه#
عنوان صفحه نوع و شمارهٔ فاکتور است — «فاکتور ۱۴۰۵-۰۰۰۱۲۳»، «پیشفاکتور …» یا «فاکتور خرید …». گوشهٔ بالا دو دکمه هست: آیکون چاپ و آیکون ⋮ که بقیهٔ کارها را باز میکند.
کارت خلاصه#
- برچسب وضعیت — مثلاً «تسویهشده»، «نسیه»، «سررسید گذشته» یا «باطلشده» — و کنارش تاریخ و ساعت صدور.
- مبلغ کل با درشتترین قلم صفحه.
- خط پول — «دریافتی ۲٬۰۰۰٬۰۰۰ · ماندهٔ نسیه ۱٬۵۰۰٬۰۰۰ (سررسید ۱۲ مرداد — ۵ روز دیگر)». در فاکتور خرید همین خط «پرداختی» میشود.
- کارت طرفحساب — نام مشتری با ماندهٔ کل حسابش. لمسش کن تا پروفایل مشتری باز شود. اگر مشتری «متفرقه» باشد، لمس نمیشود. زیر نام هم مینویسد فروشنده که بوده و اگر مشتری لینک فاکتور را باز کرده باشد، کِی دیده است.
دکمههای اصلی#
درست زیر کارت خلاصه، یک ردیف دکمه هست:
| دکمه | کِی میآید |
|---|---|
| «ثبت دریافت» | وقتی هنوز ماندهای باقی است. فرم دریافت با همان مبلغ مانده از پیش پر میشود. در فاکتور خرید اسمش «ثبت پرداخت» است. |
| «پیامک» | همیشه — ولی اگر مشتری شمارهٔ موبایل نداشته باشد خاموش است. فرستادن فاکتور برای مشتری را ببین. |
| «چاپ» | همیشه. برگهٔ چاپی را باز میکند — چاپ و PDF. |
| «فروش اقساطی» | روی فاکتور فروشِ صادرشده، با ماندهٔ باز، مشتری واقعی و بدون برنامهٔ قبلی — اگر ماژول اقساط روشن باشد. فروش اقساطی. |
روی فاکتور برگشتی دکمهٔ «ثبت دریافت» نمیآید. پول برگشتی از همان فرم برگشتی برمیگردد، نه با یک دریافت تازه — اصلاح، ابطال و برگشتی.
کارتهای پایین صفحه#
هر کارتی که داده نداشته باشد اصلاً نشان داده نمیشود؛ پس صفحهٔ یک فاکتور نقدیِ ساده کوتاه است.
| کارت | چه چیزی دارد |
|---|---|
| «اقلام» | هر قلم با تعداد و قیمت واحد و جمع سطر. زیرشان تخفیف کل، هزینهٔ اضافه، ارزش افزوده و گرد کردن — هرکدام که داشته باشی — و آخرش «مبلغ نهایی». |
| «برنامهٔ اقساط» | اگر این فاکتور برنامهٔ اقساط دارد: برچسب «نقدی · ۶ قسط» یا «چکی · ۶ قسط»، جدول قسطها، و دو دکمهٔ «دریافت قسط» و «دفترچهٔ اقساط». |
| «دریافتها» | هر دریافت با روشش (نقدی، کارتخوان، کارتبهکارت، حواله)، نام حساب مقصد، تاریخ و شمارهٔ رسید. در فاکتور خرید عنوانش «پرداختها» است. |
| «چکها» | چکهایی که بابت این فاکتور ثبت شدهاند: نام بانک، شمارهٔ چک، سررسید، مبلغ و وضعیت. چکها. |
| «تاریخچه» | سرگذشت همین فاکتور به ترتیب: صدور، اصلاح، اشتراکگذاری، پیامک لینک، و «مشاهده توسط مشتری». کنار هر رویداد تاریخ و نام نفر است. |
| «یادداشت» | اگر موقع صدور یادداشتی نوشته باشی، همینجا میآید. |
میخواهی سرگذشت کل کسبوکار را ببینی نه فقط یک فاکتور؟ تاریخچهٔ فعالیت همین کار را برای همهٔ کارها میکند.
منوی ⋮#
گوشهٔ بالای صفحه، دکمهٔ سهنقطه شیت «گزینهها» را باز میکند:
- «دانلود PDF» — اگر ساخت فایل طول بکشد پیام میدهد و کمی بعد دوباره بزن.
- «اشتراکگذاری» و «کپی لینک» — لینک عمومی فاکتور. تا لینک ساخته نشده باشد، هر دو خاموشاند.
- «اصلاح فاکتور» — فقط روی فاکتور صادرشده.
- «ثبت برگشتی» — روی فاکتور فروش یا خریدِ صادرشده، فقط برای مالک و مدیر.
- «ابطال فاکتور» — قرمز، ته فهرست، فقط برای مالک و مدیر.
اگر فروشندهای، «ثبت برگشتی» و «ابطال فاکتور» را اصلاً نمیبینی — نه اینکه بزنی و خطا بگیری. تیم و دسترسیها میگوید هر نقش چه میتواند بکند.
وقتی «ابطال فاکتور» را میزنی#
شیتی باز میشود که بالایش نوشته «موجودی کالاها برمیگردد و بدهی مشتری کم میشود.» اگر روی این فاکتور پولی گرفتهای، هشدار میدهد که آن مبلغ بهصورت پیشدریافت پیش مشتری میماند. یک کادر «دلیل (اختیاری)» هم هست. با «باطل کن» تمام میشود.
ابطال برگشت ندارد. جزئیاتش — و فرق ابطال با برگشتی — در اصلاح، ابطال و برگشتی است.
پیشفاکتور: از ارسال تا تبدیل#
صفحهٔ پیشفاکتور دو فرق دارد: بلوک پول ندارد، و بهجای دکمههای دریافت، سه دکمهٔ وضعیت دارد. بالای اقلام هم کارت «لینک عمومی برای مشتری» با دو دکمهٔ «کپی لینک» و «اشتراکگذاری» میآید.
- ارسالشده. پیشفاکتور را ساختهای و لینکش را برای مشتری فرستادهای.
- «مشتری قبول کرد» را بزن. وضعیت «تأییدشده» میشود. تا این کار را نکنی، زیر دکمهٔ تبدیل نوشته میماند: «اول «مشتری قبول کرد» را بزن تا بتوانی به فاکتور تبدیلش کنی.»
- «تبدیل به فاکتور» را بزن. پیام «فاکتور از روی پیشفاکتور صادر شد.» میآید و مستقیم به صفحهٔ فاکتور تازه میروی.
اگر مشتری نخواست، «مشتری رد کرد» وضعیت را «ردشده» میکند. اگر هم تاریخ «اعتبار تا» بگذرد و کاری نکنی، خودش «منقضی» میشود.
پیشفاکتور هیچوقت طلب نمیسازد و چیزی از موجودی کم نمیکند. تا وقتی به فاکتور تبدیلش نکردهای، فقط یک پیشنهاد قیمت است.
سوالهای مرتبط#
- مبلغ را اشتباه زدهام. از ⋮ «اصلاح فاکتور» — اصلاح، ابطال و برگشتی.
- مشتری جنس را پس آورده. ابطال نکن؛ «ثبت برگشتی» را بزن.
- میخواهم ببینم مشتری فاکتور را دیده یا نه. کارت «تاریخچه» ردیف «مشاهده توسط مشتری» دارد؛ خلاصهاش هم زیر نام مشتری در کارت بالا میآید.