اصلاح، ابطال و برگشتی

فاکتوری که صادر شده پاک نمی‌شود. بسته به اینکه چه اتفاقی افتاده، یکی از این سه راه را داری. اول ببین کدامش مال توست.

کدام یکی؟#

هر سه از منوی سه‌نقطهٔ بالای صفحهٔ فاکتور باز می‌شوند و فقط روی فاکتور صادرشده کار می‌کنند — نه روی پیش‌نویس، نه روی فاکتور باطل‌شده.

اصلاح فاکتور#

وقتی خود فروش درست است ولی جزئیاتش نه: قلم جا مانده، تعداد اشتباه بوده، قیمت را عوضی زده‌ای.

1. «اصلاح فاکتور» را از منوی سه‌نقطه بزن. فرم با همان اقلام باز می‌شود.
2. اقلام را درست کن. ردیف اضافه کن، حذف کن یا تعداد و قیمت را عوض کن — مثل فرم صدور.
3. سررسید و یادداشت را در صورت نیاز عوض کن. هر دو در کارت پایین فرم‌اند.
4. دلیل اصلاح را بنویس. تا هفت روز بعد از صدور اختیاری است؛ بعد از آن نوشتنش اجباری می‌شود.
5. ذخیره کن. دکمهٔ «ذخیرهٔ اصلاح» پایین صفحه، با مبلغ تازه روی خودش.

پایین فرم می‌نویسد نسخهٔ بعدی چند است. بعد از ذخیره پیام «فاکتور اصلاح شد؛ نسخهٔ قبلی در تاریخچه ماند.» را می‌بینی و تفاوت دو نسخه خودکار ثبت می‌شود.

ابطال فاکتور#

ابطال یعنی این فاکتور اصلاً نباید می‌بود. فقط مالک و مدیر این گزینه را می‌بینند.

1. «ابطال فاکتور» را از منوی سه‌نقطه بزن. یک شیت باز می‌شود که همان بالا می‌گوید: «موجودی کالاها برمی‌گردد و بدهی مشتری کم می‌شود.»
2. هشدارها را بخوان. اگر از این فاکتور پولی گرفته‌ای، می‌نویسد آن مبلغ به‌صورت پیش‌دریافت روی حساب مشتری می‌ماند. بقیهٔ هشدارهای ممکن را پایین‌تر آورده‌ایم.
3. دلیل را بزن. چیپ‌های «مبلغ اشتباه»، «تکراری»، «طرف‌حساب اشتباه»، «حساب/روش اشتباه»، «تاریخ اشتباه» و «دلیل دیگر». روی فاکتور، برخلاف رسید و هزینه، انتخاب دلیل اختیاری است. کادر «یادداشت (اختیاری)» هم هست و بعداً در تاریخچه به کارت می‌آید.
4. «باطل کن» را بزن. برچسب فاکتور «باطل» می‌شود و در فهرست هم با همین برچسب می‌ماند. دلیل و یادداشتی که زده‌ای روی نوار بالای فاکتور باطل دیده می‌شود.

فاکتور باطل حذف نمی‌شود و شماره‌اش هم آزاد نمی‌شود. لینک عمومی‌اش هم باز می‌شود، منتها با نوار «این فاکتور باطل شده است» — صفحهٔ عمومی فاکتور را ببین.

هشدارهایی که ممکن است ببینی#

پول‌هایی که از فاکتور باطل‌شده گرفته‌ای#

ابطال فاکتور، رسیدهایش را باطل نمی‌کند؛ پول همان‌جا می‌ماند، فقط دیگر روی هیچ فاکتوری ننشسته و به‌صورت پیش‌دریافت روی حساب مشتری است. سه راه جلوی توست:

• بماند تا خرج فاکتور بعدی‌اش شود.
• پس بدهی — با «بازپرداخت پیش‌دریافت» در پروفایل مشتری (ثبت دریافت و پرداخت).
• خود رسید را باطل کنی، اگر آن دریافت هم اصلاً اشتباه بوده. هر رسید جدا از فاکتور باطل می‌شود — ابطال رسید.

ثبت برگشتی#

مشتری جنس را پس آورده. برگشتی یک فاکتور مستقل با شمارهٔ خودش است، نه ویرایش فاکتور اصلی. فقط مالک و مدیر، و فقط از روی فاکتور فروش یا خرید صادرشده.

دسکتاپموبایل

1. «ثبت برگشتی» را از منوی سه‌نقطه بزن. بالای صفحه می‌نویسد از کدام فاکتور.
2. تعداد برگشتی هر قلم را بزن. زیر هر ردیف نوشته چقدر فروخته شده و شمارنده تا همان عدد بالا می‌رود. قلم‌هایی که برنمی‌گردند را روی صفر بگذار.
3. تعیین کن پولش چه شود. دو حالت داری:
   • «از بدهی‌اش کم شود» — هیچ پولی جابه‌جا نمی‌شود؛ مبلغ برگشتی از بدهی مشتری کم می‌شود.
   • «پول برگردد» — روش (نقد، کارتخوان، کارت‌به‌کارت) و حسابی که پول از آن برمی‌گردد را انتخاب کن.
4. در صورت نیاز یادداشت بنویس. اختیاری است.
5. «ثبت برگشتی» را بزن. جمع برگشتی روی دکمه نوشته شده. بعد از ثبت، مستقیم فاکتور برگشتی تازه باز می‌شود.

خطاهای رایج#

تاریخچه#

پایین صفحهٔ هر فاکتور کارت «تاریخچه» است: صدور، اصلاح‌ها، ابطال، اشتراک‌گذاری، پیامک و اینکه مشتری لینک را کِی باز کرده — هرکدام با تاریخ، ساعت و نام کسی که انجامش داده.

کاهش مبلغ فاکتور تسویه‌شده#

اگر بعد از اصلاح، مبلغ فاکتور از پرداخت قبلی کمتر شود، پرداخت اضافه از تخصیص همان فاکتور آزاد می‌شود؛ ماندهٔ فاکتور منفی نمی‌شود. مبلغ آزادشده برای فاکتور باز بعدی همان طرف‌حساب قابل استفاده است. فاکتور باطل هم ماندهٔ قابل پرداخت ندارد و در جمع فاکتورهای معتبر خروجی اکسل شمرده نمی‌شود.