صندوق و حساب‌های بانکی

هر جایی که پول کسب‌وکارت در آن می‌نشیند یک «حساب» است: صندوق فروشگاه، حساب بانکی، تنخواه. وقتی این‌ها را ساختی، هر دریافت و پرداخت و هزینه جای مشخصی دارد و همیشه می‌دانی چقدر پول کجاست.

چه کسی به این بخش دسترسی دارد#

کاشی «صندوق و بانک» در تب «بیشتر» برای مالک، مدیر و حسابدار باز است؛ فروشنده به‌جای موجودی، پیام «این صفحه برای تو باز نیست» را می‌بیند. ساخت حساب، انتقال و تعدیل موجودی یک قدم بسته‌تر است و فقط از مالک و مدیر برمی‌آید.

ساخت حساب تازه#

1. نوع حساب را انتخاب کن. «صندوق» برای پول نقد فروشگاه، «بانک» برای حساب بانکی و «تنخواه» برای پولی که دست کسی برای خرج‌های روزمره است.
2. نامی بگذار که خودت با آن کار می‌کنی. مثل «صندوق فروشگاه» یا «بانک ملت».
3. برای حساب بانکی، شناسه‌ها را پر کن (اختیاری). نام بانک، شبا به شکل IR + ۲۴ رقم، و فقط «۴ رقم آخر کارت». شبا اگر پرش کنی روی فاکتورها برای واریز مشتری دیده می‌شود.
4. دو کلید پایین را تنظیم کن. «کارتخوان به این حساب واریز می‌شود» یعنی فروش‌های کارتخوان خودکار روی همین حساب می‌نشیند؛ «صندوق پیش‌فرض فروش نقدی» یعنی دریافت‌های نقدی به‌طور پیش‌فرض به این حساب می‌رود.
5. موجودی اولیه را بنویس. همین حالا چقدر در این حساب هست؟ همان عدد را بگذار تا از روز اول مانده‌ات درست باشد.
6. «ساخت حساب» را بزن.

خواندن صفحهٔ حساب‌ها#

بالای صفحه یک کارت سبز است با «موجودی کل»: جمع همهٔ حساب‌ها. پایین‌تر هر حساب یک کارت دارد با نام، نوع یا ۴ رقم کارت، و موجودی‌اش. حسابی که کارتخوان دارد نشان «کارتخوان» می‌گیرد و حساب از کار افتاده نشان «غیرفعال».

دسکتاپموبایل

گردش یک حساب#

روی هر حساب بزن تا ببینی در بازهٔ انتخابی چه پولی وارد و چه پولی خارج شده.

• با چیپ‌های بالای صفحه بازه را عوض کن: «این ماه»، «ماه گذشته»، «سال مالی» یا «بازهٔ دلخواه» با دو تاریخ «از» و «تا».
• کارت خلاصه سه عدد می‌دهد: «وارد شده»، «خارج شده» و «موجودی اول دوره».
• هر ردیف می‌گوید چه بوده — دریافت، پرداخت، هزینه، انتقال، فروش کارتخوان، وصول یا پاس‌شدن چک — و کنارش «مانده»ی حساب بعد از همان تراکنش نوشته شده.
• ردیف‌هایی که صفحهٔ جداگانه دارند لمس‌پذیرند: رسیدهای دریافت و پرداخت، و چک‌ها. بقیه فقط برای خواندن‌اند.
• پایین فهرست با «قبلی» و «بعدی» بین صفحه‌ها جابه‌جا شو.

دسکتاپموبایل

انتقال بین حساب‌ها#

وقتی پول نقد صندوق را به بانک می‌بری یا بین دو حسابت جابه‌جا می‌کنی، از دکمهٔ «انتقال» در صفحهٔ حساب‌ها استفاده کن.

1. «از حساب» و «به حساب» را انتخاب کن. زیر حساب مبدأ موجودی‌اش را می‌بینی. مبدأ و مقصد نمی‌توانند یکی باشند.
2. مبلغ را بنویس.
3. اگر کارمزدی هست، بنویسش. کارمزد از حساب مبدأ کم می‌شود، نه از مبلغی که به مقصد می‌رسد.
4. تاریخ و یادداشت را در صورت نیاز عوض کن و «ثبت انتقال» را بزن.

اگر فقط یک حساب داشته باشی دکمهٔ انتقال کار نمی‌کند و پیام «برای انتقال دست‌کم دو حساب لازم است» را می‌بینی. اگر مبلغ و کارمزد از موجودی مبدأ بیشتر باشد هم هشدار می‌گیری که موجودی منفی می‌شود، ولی جلویت گرفته نمی‌شود.

تعدیل موجودی صندوق#

آخر شیفت پول صندوق را شمرده‌ای و با عددی که ژُمار نشان می‌دهد نمی‌خواند؟ به‌جای دستکاری تراکنش‌های قبلی، اختلاف را تعدیل کن.

1. گردش همان حساب را باز کن و از بالای صفحه «تعدیل موجودی» را بزن.
2. جهت را انتخاب کن: «کسری صندوق» اگر پول واقعی کمتر است، «اضافهٔ صندوق» اگر بیشتر.
3. مبلغ اختلاف را بنویس — نه موجودی جدید، فقط تفاوت.
4. دلیل را انتخاب کن: «اختلاف شمارش صندوق»، «اصلاح اشتباه ثبت» یا «دلیل دیگر». تاریخ و یادداشت هم بگذار.
5. «ثبت تعدیل» را بزن. بقیه‌اش خودکار ثبت می‌شود و در گردش حساب به‌عنوان یک ردیف تعدیل دیده می‌شود.

خطاهای رایج#

• «شبا باید با IR شروع شود و ۲۴ رقم داشته باشد.» — فاصله‌ها را بردار و شمارهٔ کامل را بگذار، یا فیلد را خالی رها کن.
• «فقط ۴ رقم آخر کارت را بنویس.» — شمارهٔ ۱۶ رقمی کارت پذیرفته نمی‌شود.
• «مبدأ و مقصد نمی‌توانند یکی باشند» — در انتقال، حساب مقصد را عوض کن.
• «مبلغ تعدیل نمی‌تواند صفر باشد» — اگر اختلافی نیست، تعدیل هم لازم نیست.
• موجودی با انتظارت نمی‌خواند — اول گردش همان بازه را نگاه کن؛ معمولاً چکی هست که هنوز «وصول شد» نخورده یا هزینه‌ای که نسیه ثبت شده.

صفحه‌های مرتبط#

• چک‌ها — چک وصول‌شده روی همین حساب‌ها می‌نشیند.
• هزینه‌ها — هر هزینهٔ پرداخت‌شده از یکی از همین حساب‌ها خارج می‌شود.